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"FAQ" - Frequently Asked Question

1. Cos'è il "diritto di accesso"?

Per "diritto di accesso" si intende il diritto degli interessati di prendere visione e di estrarre copia di documenti amministrativi.

2. Chi può esercitare il diritto di accesso?

Sono titolari di tale diritto tutti i cittadini, società e associazioni, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto ed attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento di cui si chiede l'accesso.

3. Verso chi può esercitarsi il diritto di accesso?

Il diritto di accesso è esercitabile  nei confronti di tutti i soggetti di diritto pubblico e i soggetti di diritto privato limitatamente alla loro attività di pubblico interesse disciplinata dal diritto nazionale o comunitario. Si esercita  nei confronti delle pubbliche amministrazioni, delle aziende autonome e speciali, degli enti pubblici e dei gestori di pubblici servizi. Per quanto riguarda le Autorità di garanzia e vigilanza, esso si esercita nell'ambito dei rispettivi ordinamenti.

4. Cosa si intende per "documento amministrativo"?

Per documento amministrativo si intende ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse, indipendentemente dalla natura pubblicistica o privatistica della loro disciplina sostanziale.

5. Sono accessibili tutti i documenti amministrativi?

No, il diritto di accesso è escluso per i documenti coperti da segreto di Stato e nei casi di segreto o di divieto di divulgazione espressamente previsti dalla legge; nei procedimenti tributari; nei confronti dell'attività della pubblica amministrazione diretta all'emanazione di atti normativi, amministrativi generali, di pianificazione e di programmazione; nei procedimenti selettivi, nei confronti dei documenti amministrativi contenenti informazioni di carattere psicoattitudinale relativi a terzi. Inoltre, le singole pubbliche amministrazioni individuano le categorie di documenti da esse formati o comunque rientranti nella loro disponibilità sottratti all'accesso. Anche il Governo può prevedere casi di sottrazione all'accesso di documenti amministrativi. Non sono, comunque, ammissibili istanze di accesso preordinate ad un controllo generalizzato dell'operato delle pubbliche amministrazioni.

6. E' possibile accedere a documenti non ancora esistenti?

No, non è possibile, in quanto il diritto di accesso si esercita con riferimento ai documenti amministrativi materialmente esistenti al momento della richiesta e detenuti alla stessa data da una pubblica amministrazione, nei confronti dell'autorità competente a formare l'atto conclusivo o a detenerlo stabilmente.

7. E' possibile accedere alle informazioni o chiedere l'elaborazione di dati in possesso di una p.a.?

Le informazioni  in possesso di una pubblica amministrazione che non abbiano forma di documento amministrativo non sono accessibili. Inoltre, non è possibile chiedere all'amministrazione di elaborare  dati in suo possesso, in quanto essa non è tenuta a svolgere tale attività al fine di soddisfare le richieste di accesso.

8. Come si richiede l'accesso?

Qualora in base alla natura del documento richiesto non risulti l'esistenza di controinteressati, il diritto di accesso può essere esercitato in via informale mediante richiesta, anche verbale, all'ufficio dell'amministrazione competente a formare l'atto conclusivo del procedimento o a detenerlo stabilmente.

9. E' possibile presentare la richiesta di accesso tramite gli Uffici Relazioni con il Pubblico?

Si, è possibile.

10. Quali elementi deve contenere la richiesta di accesso?

Il richiedente deve indicare gli estremi del documento oggetto della richiesta ovvero gli elementi che ne consentano l'individuazione, specificare e, ove occorra, comprovare l'interesse connesso all'oggetto della richiesta, dimostrare la propria identità e, ove occorra, i propri poteri di rappresentanza del soggetto interessato. La richiesta, esaminata immediatamente e senza formalità, è accolta mediante indicazione della pubblicazione contenente le notizie, esibizione del documento, estrazione di copie, ovvero altra modalità idonea.

11. Chi sono i controinteressati e cosa accade in caso se ne ravvisi la presenza?

I controinteressati sono tutti i soggetti, individuati o facilmente individuabili, che dall'esercizio dell'accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza. Qualora non sia possibile l'accoglimento immediato della richiesta in via informale, ovvero sorgano dubbi sulla legittimazione del richiedente, sulla sua identità, sui suoi poteri rappresentativi, sulla sussistenza dell'interesse alla stregua delle informazioni e delle documentazioni fornite, sull'accessibilità del documento o sull'esistenza di controinteressati, l'amministrazione invita l'interessato a presentare richiesta d'accesso formale, di cui l'ufficio rilascia ricevuta.

12. Come viene tutelato il controinteressato?

Qualora l'amministrazione individui controinteressati, deve darne comunicazione agli stessi tramite invio di copia della richiesta di accesso o con raccomandata con ricevuta di ritorno. Entro dieci giorni dal ricevimento della raccomandata, i soggetti controinteressati possono presentare una motivata opposizione alla richiesta di accesso.

13. Quanto dura il procedimento di accesso formale?

Il procedimento di accesso deve concludersi nel termine di trenta giorni decorrenti dalla presentazione della richiesta all'ufficio competente. Ove la richiesta sia irregolare o incompleta, l'amministrazione, entro dieci giorni, ne dà comunicazione al richiedente con raccomandata con avviso di ricevimento ovvero con altro mezzo idoneo a comprovarne la ricezione. In tale caso, il termine del procedimento ricomincia a decorrere dalla presentazione della richiesta corretta.

14. Quale può essere la risposta dell'amministrazione a seguito di una istanza di accesso?

La pubblica amministrazione ha trenta giorni di tempo per rispondere alla richiesta di accesso. Essa può rispondere in modo positivo e permettendo così l'accesso agli atti, sia in modo negativo, rigettando la richiesta o facendo decorrere inutilmente i trenta giorni che determinano la formazione del silenzio rigetto. L'amministrazione, inoltre, può differire l'accesso ove sia sufficiente per assicurare una temporanea tutela degli interessi coinvolti o per salvaguardare specifiche esigenze dell'amministrazione, specie nella fase preparatoria dei provvedimenti, in relazione a documenti la cui conoscenza possa compromettere il buon andamento dell'azione amministrativa

15. Se l'amministrazione accoglie la domanda, con quali modalità avviene l'esame dei documenti di cui si è chiesto l'accesso?

L'atto di accoglimento della richiesta di accesso contiene l'indicazione dell'ufficio, completa della sede, presso cui rivolgersi, nonchè di un congruo periodo di tempo, comunque non inferiore a quindici giorni, per prendere visione dei documenti o per ottenerne copia. L'esame dei documenti avviene presso l'ufficio indicato nell'atto di accoglimento della richiesta, nelle ore di ufficio, alla presenza, ove necessaria, di personale addetto. I documenti sui quali è consentito l'accesso non possono essere asportati dal luogo presso cui sono dati in visione, o comunque alterati in qualsiasi modo. L'esame dei documenti è effettuato dal richiedente o da persona da lui incaricata, con l'eventuale accompagnamento di altra persona di cui vanno specificate le generalità, che devono essere poi registrate in calce alla richiesta. L'interessato può prendere appunti e trascrivere in tutto o in parte i documenti presi in visione. L'esame dei documenti è gratuito. In ogni caso, la copia dei documenti è rilasciata subordinatamente al pagamento degli importi dovuti secondo le modalità determinate dalle singole amministrazioni. Su richiesta dell'interessato, le copie possono essere autenticate.

16. Se nel documento oggetto dell'accesso ci sono dei richiami ad altri documenti, è possibile l'accesso anche a quest'ultimi?

Si, è possibile. Infatti l'accoglimento della richiesta di accesso a un documento comporta anche la facoltà di accesso agli altri documenti nello stesso richiamati e appartenenti al medesimo procedimento, fatte salve le eccezioni di legge o di regolamento.

17. L'amministrazione come può impedire l'accesso?

L'amministrazione può impedire l'accesso rigettando la richiesta, limitandola o differendola. Inoltre, decorsi inutilmente  trenta giorni dalla richiesta, questa si intende respinta, formandosi, quindi, il cosiddetto "silenzio rigetto".

18. Quali sono in tal caso i rimedi offerti al richiedente?

In caso di diniego dell'accesso, espresso o tacito, o di differimento dello stesso, il richiedente può presentare, nel termine di trenta giorni, ricorso al tribunale amministrativo regionale ovvero al difensore civico competente per àmbito territoriale, oppure alla Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi.

19. In quali casi è possibile presentare ricorso al Difensore Civico?

Il Difensore Civico è competente a decidere i ricorsi contro le determinazioni assunte dalle amministrazioni comunali, provinciali e regionali.

20. In quali casi è possibile presentare ricorso alla Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi?

La Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi, presso la Presidenza del Consiglio dei Ministri, è competente a decidere i ricorsi  contro le determinazioni assunte dalle amministrazioni centrali e periferiche dello Stato.

21. E' necessaria l'assistenza di un difensore per la costituzione in giudizio del ricorrente?

Il legislatore ha previsto che l'istante possa costituirsi in giudizio personalmente senza l'assistenza di un difensore, oltre che nella fase amministrativa presso la Commissione, anche nella fase giurisdizionale presso il TAR.

22. Quali sono le modalità per presentare ricorso alla Commissione?

Per chiedere alla Commissione il riesame del diniego e/o differimento dell'accesso ai documenti amministrativi basta compilare il modulo presente sul sito della Commissione per l'accesso e inviarlo con raccomandata e ricevuta di ritorno al seguente indirizzo:

Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi

c/o Presidenza del Consiglio dei Ministri

Via della Mercede, n. 9 - 00187 Roma

Il ricorso può essere presentato anche via fax al numero:

06.6779.6684

Oppure via e - mail al seguente indirizzo di posta elettronica certificata:

commissione.accesso@mailbox.governo.it

23. Cosa accade qualora si ravvisi la presenza di controinteressati?

Nel caso in cui il ricorrente individui eventuali soggetti che dall'esercizio dell'accesso vedrebbero compromesso il loro diritto alla riservatezza, deve notificare loro copia del ricorso.

24. Come può tutelarsi il controinteressato?

Una volta ricevuta copia del ricorso, questo potrà presentare le sue controdeduzioni nel termine di quindici giorni dall'avvenuta comunicazione.

25. Entro quanto decide la Commissione per l'accesso?

La Commissione si pronuncia entro trenta giorni dalla presentazione dell'istanza. Scaduto infruttuosamente tale termine, il ricorso si intende respinto.

26. Cosa accade se il ricorso coinvolge il trattamento pubblico di dati personali?

In tal caso è previsto il coordinamento tra la Commissione e il Garante per la protezione dei dati personali mediante la richiesta di parere obbligatorio, ma non vincolante. Egli si pronuncia nel termine di quindici giorni dalla richiesta, decorso inutilmente il quale il parere si intende reso.

27. Cosa accade se la Commissione accoglie l'istanza?

Se la Commissione ritiene illegittimo il diniego o il differimento, ne informano il richiedente e lo comunicano all'autorità disponente.

28. La Commissione, in tal caso, può obbligare l'amministrazione a consentire l'accesso?

La Commissione non ha poteri ordinatori nei confronti delle amministrazioni, quindi non può obbligare le amministrazioni a consentire l'accesso. L'amministrazione, però, nel caso voglia discostarsi dalla decisione della Commissione, deve emanare entro trenta giorni dal ricevimento della comunicazione di quest'ultima, un provvedimento confermativo motivato del diniego. In assenza di detto provvedimento l'accesso è consentito.

29. E se la Commissione rigetta il ricorso?

Il ricorrente, contro questa ulteriore risposta negativa , entro trenta giorni può ricorrere al TAR, il quale decide in camera di consiglio entro trenta giorni dalla scadenza del termine per il deposito del ricorso. Il giudice amministrativo  è l'unico che, sussistendone i presupposti, può ordinare l'esibizione della documentazione richiesta. La decisione è a sua volta appellabile al Consiglio di Stato entro trenta giorni, il quale decide con le medesime modalità e negli stessi termini.

30. Il ricorso alla Commissione sospende i termini per adire il TAR?

Si, nel caso in cui l'interessato si rivolga alla Commissione i termini sono sospesi e ripartono nel momento in cui questa risponde al ricorrente. Quindi quest'ultimo, qualora abbia ricevuto una ulteriore risposta negativa,  avrà altri trenta giorni di tempo per ricorrere al TAR, e questo, altri trenta giorni per decidere.

31. E' possibile presentare ricorso alla Commissione e al TAR?

La presentazione di un ricorso amministrativo alla Commissione esclude la possibilità di presentare un ricorso giurisdizionale al TAR; il ricorso amministrativo costituisce una fase alternativa oppure successiva al ricorso alla Commissione.

32. Dopo aver presentato ricorso al TAR è possibile adire la Commissione?

No, se un cittadino presenta ricorso al TAR non può successivamente presentare ricorso alla Commissione.

33. Permane la possibilità di stare in giudizio personalmente senza l'assistenza di un difensore nei giudizi in materia di accesso anche dopo l'abrogazione del comma 5-bis della legge n. 241 del 1990 ?

Si, e' ancora possibile stare in giudizio senza avvocato nei ricorsi in materia d'accesso. In particolare, si osserva che, a decorrere dal 16 settembre 2010, in seguito all'entrata in vigore del d.lgs. 2 luglio 2010, n. 104., recante il riordino del processo amministrativo, è stato espressamente abrogato (più precisamente dal n. 14 del comma 1 dell'art. 4 dell'allegato 4 al D.Lgs. 2 luglio 2010, n. 104) il comma 5-bis dell'articolo 25 della legge n. 241 del 1990, che prevedeva:"nei giudizi in materia di accesso, le parti possono stare in giudizio personalmente senza l'assistenza del difensore. L'amministrazione può essere rappresentata e difesa da un proprio dipendente, purché in possesso della qualifica di dirigente, autorizzato dal rappresentante legale dell'ente." Tuttavia, si segnala che resta comunque in vigore la facoltà, nei giudizi in materia d'accesso, di potersi rivolgere direttamente al TAR, senza la necessità di essere patrocinati da un avvocato, in quanto ciò è previsto dall'articolo 23 del citato d. lgs n. 104 del 2010 che dispone: "Le parti possono stare in giudizio personalmente senza l'assistenza del difensore nei giudizi in materia di accesso, in materia elettorale e nei giudizi relativi al diritto dei cittadini dell'Unione europea e dei loro familiari di circolare e di soggiornare liberamente nel territorio degli Stati membri."

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