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L'informatizzazione dei lavori della Commissione

Nel mese di novembre 2009, il Dipartimento per il Coordinamento amministrativo, quale struttura di supporto, ha dato il via alla completa informatizzazione dei lavori della Commissione per l'accesso ai documenti amministrativi di cui all'articolo 27 della legge 7 agosto 1990, n. 241.

Il sistema classico di fascicolazione cartacea comportava, in occasione di ogni riunione plenaria, la preventiva produzione di un "fascicolo di seduta", composto, normalmente, da circa 1.000 pagine, che veniva riprodotto, sempre in cartaceo, in venti copie, distribuite ai componenti della commissione e agli esperti, con utilizzo dunque di 20.000 fogli, equivalenti a circa sette risme di carta.

Il progetto, attuato nell'ottica del miglioramento del servizio erogato a vantaggio sia dei componenti della Commissione che del cittadino utente-ricorrente, è consistito nella informatizzazione dell'intero flusso dei documenti connessi a ciascuno dei pareri o dei ricorsi presentati in Commissione (memorie dell'amministrazione resistente, deduzioni dei controintessati, integrazione dell'istante o del ricorrente). Tale informatizzazione consente, nel corso della fase istruttoria di ciascun plenum, il totale scambio di documentazione tra la struttura di supporto, i componenti e gli esperti della Commissione tramite l'utilizzo del sistema KnowledgeTree®, un software open source per la gestione dei documenti che collega persone e processi. Tale sistema permette di interagire in modo assolutamente sicuro, consentendo altresì l'archiviazione delle diverse tipologie di documenti.

Grazie all'innovazione posta in essere, le riunioni plenarie della Commissione si svolgono in modalità informatizzata presso la Sala della Biblioteca Chigiana, mediante la consultazione di un "faldone virtuale" in formato elettronico presso le postazioni informatiche messe a disposizione di ciascun componente.

Oltre al risparmio in termini di materiali impiegati e costi energetici, l'informatizzazione avviata, permettendo il recupero del tempo dedicato alle mere operazioni di fotoriproduzione e fascicolazione, produce una sensazione di benessere organizzativo nei funzionari addetti e una migliore e più accurata razionalizzazione del lavoro, nel rispetto dei principi fondativi di efficienza, efficacia ed economicità che devono orientare l'agire pubblico.

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