Le previsioni normative di cui all'art. 22, lett. d), della l. n. 241 del 1990, che definisce i documenti accessibili, e all'art. 2 del d.P.R. 12 aprile 2006, n. 184, che regola l’ambito di applicazione del diritto di accesso, sono, invero, inequivocabilmente rivolte a consentire al privato la conoscenza e l'acquisizione di un atto fisicamente esistente negli archivi dell'amministrazione cui l’istanza di accesso è indirizzata, così che la tutela giudiziale del diritto di accesso non può mai involvere nella tutela della pretesa di imporre alla stessa amministrazione una attività di ricerca e di acquisizione di un atto di cui la medesima non sia in possesso.

L'azione per l'accesso agli atti ha ad oggetto la visione ed estrazione di copia di documenti in possesso dell'amministrazione, mentre non rientra nel suo ambito la pretesa alla formazione di nuovi atti, anche meramente ricognitivi (C. Stato, VI, 17 gennaio 2008, n. 82), e benché ricavabili dagli atti, documenti e pezze d'appoggio di cui la p.a. sia già in possesso (C. Stato, 27 settembre 2004, n. 6326).