Illegittimità

All'amministrazione, ed al privato che esercita funzioni pubbliche, non è permesso  sostituire arbitrariamente il documento richiesto con altro sebbene equipollente. La ragione di ciò deriva espressamente dalla legge 7 agosto 1990, n. 241 "Nuove norme in materia di procedimento amministrativo e di diritto di accesso ai documenti amministrativi", che, all'art. 22 lett. d), fornisce la nozione di documento amministrativo e nello stesso contesto, alla lett. a), precisa come il diritto di accesso sia "il diritto degli interessati di prendere visione e di estrarre copia di documenti amministrativi", ossia un diritto di acquisizione di quegli stessi documenti o delle loro copie e non di succedanei. La differenza ontologica tra i due documenti, quindi, non può essere superata dall'omogeneità contenutistica. Elemento fondante dell'actio ad exhibendum è la conformità del documento esibito al privato all'originale, non avendo neppure rilevo scusante l'esistenza per la pubblica amministrazione di impedimenti tecnici (Consiglio di Stato, sez. IV, 10 aprile 2009, n. 2243).