1. Accesso ai documenti - Principi generali - Nozione di documento amministrativo - Atti negoziali - Sono compresi - Condizione.
La nozione di documento amministrativo comprende anche gli atti negoziali, e le stesse dichiarazioni unilaterali dei privati, quando ne sia stata fatta acquisizione in un procedimento amministrativo per una finalità di rilievo pubblicistico.
2. Accesso ai documenti - Riservatezza terzi - Disciplina legislativa - Necessità - Clausola contrattuale - Esclusione.
L’esistenza di un diritto alla riservatezza non può derivare da una clausola apposita inserita nel contratto, in quanto le parti che sottoscrivono l’accordo non possono disporre dei diritti di terzi, dovendosi precisare che il principio di trasparenza dei documenti amministrativi, il quale ha fondamento nella legge, non può essere sostituito con il principio di segretezza su base negoziale.
3. Accesso ai documenti - Riservatezza terzi - Accordo commerciale con soggetti pubblici - Limiti - Individuazione.
Nel caso di accordi commerciali con soggetti pubblici le parti private non possono esigere la riservatezza sull’intero contenuto negoziale, e certamente non sul sinallagma che descrive la composizione dei contrapposti interessi dei contraenti, posto che dal lato dell’Amministrazione vi è la necessità di dimostrare il buon uso delle risorse pubbliche, e dunque chi esercita l’accesso per svolgere una funzione di controllo deve essere in grado di conoscere esattamente non solo la struttura e le finalità dell’accordo ma anche i dettagli che hanno rilievo economico o comunque interessano la gestione di un bene pubblico; pertanto, in questa prospettiva, sono accessibili e devono rimanere tali (tranne quando una norma preveda espressamente il segreto) tutte le clausole contenenti i reciproci obblighi e diritti dei sottoscrittori, con la conseguenza che la tutela della riservatezza rimane confinata a quelle informazioni che le parti private forniscono al soggetto pubblico: a) sulla propria organizzazione interna; b) sulle relazioni con parti terze; c) sulle proprie strategie commerciali, purché tali informazioni non siano state utilizzate nell’accordo per pesare la controprestazione del soggetto pubblico, mentre sotto un diverso profilo, devono poi rimanere riservate le eventuali informazioni, relative a persone determinate o determinabili, contenenti dati sensibili ai sensi dell'art. 4 comma 1 T.U. 30 giugno 2003 n. 196.